Gérer les appels du salon pendant les soins

Tous les salons connaissent ce choix : interrompre le client en cabine, ou perdre celui qui appelle. Il y a six façons d’en sortir, du rappel organisé à l’assistante téléphonique. Voici ce que chacune règle, et ce qu’elle laisse de côté.

1. Le rappel organisé

Personne ne décroche pendant un soin, mais chaque message est écouté à heure fixe, à midi et en fin de journée, avec l’objectif de rappeler dans les deux heures.

Ce que cela règle : les messages oubliés. Ce que cela ne règle pas : beaucoup de personnes raccrochent sans laisser de message, et il n’y a alors personne à rappeler. Et le rappel arrive souvent trop tard : le client pressé a déjà réservé ailleurs.

2. La réservation en ligne

Une partie de vos clients préfère réserver seule, à toute heure. Les plateformes reconnaissent pourtant qu’environ la moitié des demandes passe encore par le téléphone : un nouveau client qui a une question, une demande pour le jour même, un cas particulier. La réservation en ligne allège la ligne, elle ne la vide pas.

3. Le renvoi vers un portable

Beaucoup de salons renvoient la ligne vers le portable de la gérante ou d’une collègue en pause. Cela dépanne, mais quelqu’un travaille pendant ses pauses, répond sans l’agenda sous les yeux, et le soir personne ne répond.

4. Le télésecrétariat

Des télésecrétaires répondent au nom de votre salon aux heures de bureau, pour 300 à 800 € par mois selon le nombre d’appels. La voix est humaine et le démarchage est filtré. En revanche elles prennent un message plus souvent qu’un rendez-vous, ne connaissent pas vos prestations, et ne répondent ni le soir ni le dimanche. Le détail est dans notre article sur les tarifs et les limites du télésecrétariat.

5. Embaucher pour l’accueil

Une personne à l’accueil règle tout, à son prix : 1 100 à 1 500 € par mois, charges comprises, pour un mi-temps qui ne couvre ni les soirs ni les week-ends (voir notre calcul du coût d’une secrétaire). L’embauche se justifie si vous avez besoin de plus que le téléphone : l’accueil, l’encaissement, la vie du salon.

6. L’assistante téléphonique

Une voix naturelle répond à chaque appel, connaît vos prestations et vos disponibilités, inscrit le rendez-vous dans votre agenda, le confirme au client et transfère l’appel au salon quand il le faut. L’assistante de Kalmity le fait à toute heure, en option de l’application, à partir de 70 € par mois : pendant les soins, à midi, le soir et le dimanche, quand les autres moyens s’arrêtent.

Les six, en un coup d’œil

Le bon choix dépend du nombre d’appels que vous recevez et de votre budget. Commencez par compter vos appels manqués sur une semaine : voici la méthode.